Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 5 Oktober 2026·Versi 1.4

Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara kami memperlakukan data pribadi Anda ketika Anda menggunakan website ini dan layanan Acta. Kami menyusunnya sesederhana mungkin agar mudah dipahami.

Siapa kami

Website ini dan layanan Acta dikelola oleh PT Matriks Logika Aksara (“kami”), badan hukum yang berkedudukan di:

Jl. Ciloa Gantungan Purabaya Sindangsari, RT 001, RW 008, Pasirhalang, Cisarua, Kabupaten Bandung Barat, Jawa Barat, Indonesia 40551

Dalam hal pengelolaan data pribadi, kami bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Artinya, kami adalah pihak yang menentukan tujuan dan mengendalikan pemrosesan data pribadi Anda.

Jika ada bagian dari kebijakan ini yang ingin Anda tanyakan, silakan hubungi kami di contact@actawork.com.

Cakupan kebijakan ini

Kebijakan ini berlaku untuk:

  • Website ini (actawork.com) — halaman informasi produk, formulir kontak, dan formulir daftar tunggu.
  • Layanan aplikasi Acta — aplikasi absensi, payroll, dan HR, bagi perusahaan pengguna dan karyawannya.

Kebijakan ini tidak berlaku untuk layanan atau situs pihak lain yang mungkin tertaut dari website ini. Kami menyarankan Anda membaca kebijakan privasi masing-masing pihak tersebut.

Data yang kami kumpulkan

Kami hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan, sesuai bagaimana Anda berinteraksi dengan kami.

1. Data dari formulir kontak. Saat Anda mengirim pesan lewat halaman Kontak, kami menerima: nama, alamat email, nama usaha (bila Anda mengisinya, bersifat opsional), dan isi pesan Anda. Data ini Anda berikan secara sukarela agar kami dapat membalas Anda.

2. Data dari formulir daftar tunggu. Saat Anda mendaftar untuk dikabari ketika Acta rilis, kami menerima: alamat email (wajib), serta nama dan nama perusahaan (keduanya opsional).

3. Data kunjungan website (analitik). Kami memakai dua jenis alat untuk memahami bagaimana website ini digunakan:

  • Umami — analitik yang menghormati privasi: tidak memasang cookie, tidak menyimpan alamat IP Anda, dan tidak melakukan sidik-jari perangkat (fingerprinting). Datanya agregat dan tidak dapat mengidentifikasi Anda.
  • Google Analytics 4 — analitik dari Google yang membantu kami memahami pola kunjungan secara lebih rinci (misalnya dari mana pengunjung datang). Alat ini memasang cookie di peramban Anda dan memproses pengenal teknis kunjungan (seperti pengenal perangkat/peramban). Google memproses data ini sesuai kebijakan privasinya sendiri.

3a. Cookie pengukuran iklan. Kami juga memasang piksel pengukuran dari Meta (Facebook/Instagram) dan TikTok di website ini. Keduanya memasang cookie dan mencatat kunjungan halaman (page view), yang kelak membantu kami mengukur efektivitas kegiatan pemasaran dan menjangkau audiens yang relevan di platform tersebut. Kami tidak mengirimkan data formulir Anda (nama, email, isi pesan) ke Meta maupun TikTok.

Jika Anda tidak ingin dilacak oleh cookie semacam ini, Anda dapat memblokir atau menghapus cookie melalui pengaturan peramban Anda, atau memakai fitur perlindungan pelacakan yang tersedia di kebanyakan peramban modern; website ini tetap berfungsi penuh tanpa cookie tersebut.

4. Data pengguna layanan Acta. Jika Anda mendaftar dan menggunakan aplikasi Acta, kami memproses data yang diperlukan untuk menjalankan layanan — antara lain data akun, data perusahaan, serta data karyawan yang Anda kelola melalui aplikasi. Rincian dan ketentuannya diatur dalam Syarat Layanan beserta ketentuan paket yang Anda setujui saat mendaftar. Untuk data karyawan yang Anda masukkan, perusahaan Anda bertindak sebagai pengendali data dan kami sebagai prosesor yang memproses data atas instruksi Anda.

Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak, dan tidak meminta data pribadi yang bersifat spesifik (seperti data kesehatan atau keuangan pribadi) melalui website ini.

Data wajah dan lokasi di aplikasi Acta

Bagian ini menjelaskan data wajah (biometrik) dan data lokasi yang diproses aplikasi Acta: Presensi & Slip Gaji ketika karyawan melakukan presensi atau kunjungan klien. Data ini hanya diproses bila perusahaan tempat Anda bekerja memakai Acta dan mengaktifkan presensi wajah.

Peran. Untuk data karyawan, perusahaan Anda adalah pengendali data; kami (PT Matriks Logika Aksara) memproses data atas instruksi perusahaan Anda sebagai prosesor data.

Data wajah apa yang dikumpulkan.

  • Templat wajah: deretan angka (vektor) yang dihitung dari wajah Anda di dalam ponsel oleh model pengenal wajah di aplikasi. Templat ini tidak dapat diubah kembali menjadi foto.
  • Foto wajah presensi: potongan kecil foto wajah (112×112 piksel) yang diambil saat presensi, sebagai bukti presensi.
  • Pemeriksaan keaktifan (liveness) — misalnya berkedip atau menoleh — dan titik-titik wajah yang dipakai untuk itu diproses hanya di ponsel dan tidak dikirim ke server kami.
  • Video atau gambar kamera penuh tidak disimpan dan tidak dikirim.

Untuk apa data wajah dipakai. Hanya untuk memastikan bahwa orang yang melakukan presensi (atau kunjungan klien) adalah karyawan yang bersangkutan, mencegah titip absen. Data wajah tidak dipakai untuk iklan, analitik, pemasaran, pelatihan model, atau tujuan lain.

Bagaimana prosesnya.

  1. Saat presensi pertama, aplikasi meminta persetujuan Anda atas pemrosesan data wajah, lalu templat wajah Anda didaftarkan.
  2. Pada setiap presensi, aplikasi menghitung templat dari wajah Anda dan mengirimkannya bersama foto wajah presensi ke server Acta melalui koneksi terenkripsi (HTTPS).
  3. Server mencocokkan templat itu dengan templat terdaftar. Templat dari tiap presensi tidak disimpan; yang disimpan hanya hasil kecocokannya.

Login dengan Face ID / sidik jari (bila Anda mengaktifkannya) memakai fitur bawaan ponsel. Data wajah atau sidik jari untuk fitur ini tidak pernah keluar dari ponsel dan tidak kami terima — kami hanya menerima tanda berhasil/gagal dari ponsel.

Di mana disimpan dan bagaimana diamankan. Templat wajah terdaftar dan foto wajah presensi disimpan di infrastruktur Google Cloud wilayah Jakarta (Indonesia), dalam keadaan terenkripsi (AES-256). Data setiap perusahaan dipisahkan sehingga tidak dapat diakses perusahaan lain.

Siapa yang dapat melihat. Foto wajah presensi hanya dapat dilihat oleh admin perusahaan Anda yang diberi izin melihat presensi, untuk memeriksa kebenaran presensi. Templat wajah tidak ditampilkan kepada siapa pun.

Berbagi dengan pihak ketiga. Kami tidak menjual, tidak membagikan, dan tidak mengirimkan data wajah kepada pihak ketiga mana pun, termasuk layanan pengenal wajah pihak lain. Pemrosesan dilakukan di ponsel Anda dan di server Acta sendiri. Penyedia infrastruktur kami (Google Cloud) hanya menyimpan data terenkripsi tersebut sebagai penyedia hosting.

Berapa lama disimpan.

  • Foto wajah presensi disimpan sesuai masa simpan yang ditetapkan perusahaan Anda — bawaan 90 hari, paling singkat 7 hari dan paling lama 730 hari tergantung paket — lalu dihapus otomatis.
  • Templat wajah terdaftar disimpan selama Anda masih tercatat sebagai karyawan di perusahaan tersebut, karena diperlukan untuk setiap presensi. Setelah Anda tidak lagi bekerja di perusahaan itu, templat wajah dan foto wajah presensi Anda dihapus permanen ketika perusahaan menghapus data pribadi Anda dari Acta, atau atas permintaan Anda.

Menghapus data wajah. Anda dapat mengajukan permintaan penghapusan melalui menu Profil → Privasi Saya di aplikasi, atau menghubungi admin/HR perusahaan Anda. Karena perusahaan Anda adalah pengendali data, permintaan diproses oleh perusahaan; kami membantu pelaksanaannya. Anda juga dapat menghubungi kami di contact@actawork.com.

Data lokasi. Saat presensi atau kunjungan klien, aplikasi mengambil lokasi ponsel hanya pada saat itu untuk memastikan Anda berada di lokasi kerja atau lokasi klien yang benar. Tidak ada pelacakan lokasi di latar belakang. Data lokasi disimpan bersama catatan presensi sesuai kebijakan perusahaan Anda.

Untuk apa data dipakai

Kami menggunakan data Anda hanya untuk tujuan berikut:

  • Membalas dan menindaklanjuti pesan Anda yang dikirim lewat formulir kontak.
  • Mengabari Anda saat Acta rilis, bagi Anda yang mendaftar di daftar tunggu.
  • Memahami dan meningkatkan website, lewat data kunjungan (Umami dan Google Analytics).
  • Mengukur dan menjalankan kegiatan pemasaran, lewat cookie pengukuran Meta dan TikTok (lihat bagian 3a di atas).
  • Menjalankan layanan Acta, bagi pengguna aplikasi.
  • Menjawab pertanyaan Anda di layanan pelanggan (WhatsApp atau email), termasuk dengan bantuan AI.

Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak mana pun. Data yang Anda kirim lewat formulir (nama, email, isi pesan) hanya dipakai untuk berkomunikasi dengan Anda — tidak kami serahkan ke platform iklan.

Penyimpanan dan keamanan

Kami menyimpan data selama diperlukan untuk tujuan di atas, atau selama diwajibkan oleh peraturan yang berlaku. Data dari formulir kontak dan daftar tunggu kami simpan selama masih relevan untuk berkomunikasi dengan Anda. Anda dapat meminta penghapusannya kapan saja (lihat bagian Hak Anda).

Kami menerapkan langkah pengamanan yang wajar untuk melindungi data Anda, dan bekerja sama hanya dengan penyedia layanan yang menjaga keamanan data. Meski demikian, kami jujur bahwa tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko; kami tidak menjanjikan keamanan mutlak. Kami tidak mengklaim kepemilikan sertifikasi atau tanda keamanan tertentu selain yang benar-benar kami miliki.

Layanan pelanggan berbantuan AI

Pesan yang Anda kirim ke layanan pelanggan Acta melalui WhatsApp atau email dapat diproses oleh penyedia kecerdasan buatan Anthropic, PBC di Amerika Serikat, untuk membantu memilih jawaban yang tepat dari daftar jawaban yang telah kami setujui. Data yang diproses dapat memuat nama, nomor telepon, alamat email, dan isi pesan Anda; nomor induk kependudukan (NIK), keterangan gaji, dan nominal uang besar kami samarkan sebelum dikirim.

Penyedia tersebut tidak menggunakan data ini untuk melatih modelnya dan menghapusnya secara otomatis dalam 30 hari, kecuali bila diperlukan untuk penegakan kebijakan penggunaannya atau karena kewajiban hukum. Untuk menekan risiko pengiriman data ke luar negeri, kami membatasi data yang dikirim, dan AI hanya memakai jawaban yang telah kami setujui.

Bila Anda ingin dilayani langsung oleh tim kami tanpa AI, cukup ketik CS. Hak Anda atas data pribadi (akses, perbaikan, penghapusan) tetap dapat Anda gunakan melalui contact@actawork.com.

Pihak ketiga yang memproses data

Untuk menjalankan website ini, kami menggunakan sejumlah penyedia layanan tepercaya. Mereka hanya memproses data seperlunya untuk mendukung layanan kami, dan tunduk pada kebijakan privasi masing-masing:

  • Cloudflare — menyediakan hosting website serta perlindungan anti-spam (Turnstile) pada formulir. Data daftar tunggu juga disimpan pada basis data Cloudflare. Cloudflare dapat memproses data teknis permintaan (seperti alamat IP) untuk keamanan dan pengiriman halaman.
  • Resend — mengirimkan pesan dari formulir kontak Anda ke email kami. Isi dan alamat email Anda melewati layanan ini semata untuk keperluan pengiriman.
  • Umami — menyediakan analitik kunjungan website tanpa cookie dan tanpa menyimpan data pribadi yang dapat mengidentifikasi Anda.
  • Google (Google Analytics 4) — menyediakan analitik kunjungan website; memasang cookie dan memproses pengenal teknis kunjungan.
  • Meta (Facebook/Instagram) — piksel pengukuran iklan; memasang cookie dan mencatat kunjungan halaman.
  • TikTok — piksel pengukuran iklan; memasang cookie dan mencatat kunjungan halaman.
  • Google Cloud — menyediakan server dan penyimpanan aplikasi Acta di wilayah Jakarta (Indonesia), termasuk data presensi; data wajah disimpan terenkripsi.
  • Anthropic — penyedia AI yang membantu layanan pelanggan kami memilih jawaban; memproses isi pesan di Amerika Serikat (lihat bagian Layanan pelanggan berbantuan AI).

Sebagian penyedia ini dapat memproses data di server yang berada di luar Indonesia. Dalam hal terjadi transfer data ke luar wilayah Indonesia, kami berupaya memastikan hal itu dilakukan sesuai ketentuan UU Pelindungan Data Pribadi.

Hak Anda atas data pribadi

Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda sebagai subjek data pribadi memiliki hak-hak berikut:

  • Hak atas informasi — mengetahui dengan jelas identitas kami, tujuan, serta cara data pribadi Anda diproses.
  • Hak akses — mendapatkan akses dan salinan data pribadi Anda yang kami simpan.
  • Hak memperbaiki (koreksi) — melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki data pribadi Anda yang tidak akurat.
  • Hak menghapus — meminta pengakhiran pemrosesan, penghapusan, dan/atau pemusnahan data pribadi Anda yang tidak lagi diperlukan atau yang dikumpulkan tanpa dasar yang sah.
  • Hak menarik persetujuan — menarik kembali persetujuan yang pernah Anda berikan atas pemrosesan data pribadi Anda.
  • Hak mengajukan keberatan — menyampaikan keberatan atas pemrosesan data pribadi Anda, termasuk yang dilakukan untuk tujuan yang tidak sesuai.
  • Hak membatasi dan/atau menunda pemrosesan data pribadi Anda.
  • Hak atas keterpindahan data (portabilitas) — memperoleh dan menggunakan data pribadi Anda dalam bentuk yang dapat dipindahkan, sepanjang secara teknis dimungkinkan.
  • Hak menuntut ganti rugi — atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda, sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk menggunakan hak-hak ini, silakan hubungi kami di contact@actawork.com. Kami akan menindaklanjuti permintaan Anda dalam waktu yang wajar sesuai ketentuan yang berlaku, dan dapat meminta verifikasi identitas terlebih dahulu untuk melindungi data Anda.

Perubahan kebijakan ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu, misalnya ketika layanan berkembang atau ketika ada perubahan peraturan. Versi terbaru selalu kami tampilkan pada halaman ini, disertai tanggal berlakunya. Perubahan yang signifikan akan kami usahakan untuk diberitahukan secara wajar.

Tanggal berlaku: 5 Oktober 2026 Versi: 1.4 (penambahan bagian layanan pelanggan berbantuan AI)

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan ini atau tentang data pribadi Anda, hubungi kami di contact@actawork.com.